Nowe priorytety w zarządzaniu podróżami w firmach

Ze względu na rozwój nowych technologii oraz zmianę potrzeb i oczekiwań osób podróżujących służbowo, travel managerowie tworzą coraz bardziej rozbudowane i skomplikowane wytyczne zamawiania usług z segmentu travel. Według nowych badań przeprowadzonych przez organizację Association of Corporate Travel Executives (ACTE) na zlecenie HRS, travel managerowie dostrzegają to wyzwanie i rozumieją, że upraszczając procedury, mogliby odnieść korzyści, ale inicjatywy wdrażania uproszczeń zderzają się z innymi priorytetami.

W nowych badaniach ACTE i HRS pt. Simplifying Managed Travel stwierdzono, że na szczycie listy priorytetów znajduje się bezpieczeństwo podróżnych. Większość osób odpowiedzialnych za podróże (94%) twierdzi, że spełnienie wymogu należytej staranności to jeden z ich priorytetów, a 82%, że to ich główny priorytet. Potrzeba uproszczenia procesów (72%) uplasowała się za obniżeniem kosztów (88%), bezpieczeństwem danych (84%) i poprawą zadowolenia podróżnych (75%). Niemniej travel managerowie dostrzegają fakt, że inicjatywy wdrażania uproszczeń mogą współgrać z ich celami strategicznymi. Na przykład 47% travel managerów mówi, że uproszczenie poprawi realizację obowiązku należytej staranności, a 39% uważa, że spowoduje obniżenie ogólnych kosztów polityki podróży służbowych. „Zarówno travel managerowie, jak i podróżni życzyliby sobie prostszego systemu podróży służbowych ‒ wielu z nich uwiera stosowanie się do wytycznych i procedur oraz korzystanie z przestarzałych rozwiązań, gdy na świecie istnieją nowe technologie, które powinny wyprzeć stare” ‒ mówi Greeley Koch, dyrektor zarządzający ACTE.

„O ironio, uproszczenie może przyczynić się do realizacji bardziej priorytetowych celów biznesowych. Travel managerów, którzy wykorzystują ten argument i poprzez wdrażanie uproszczeń rozwiązują inne problemy, można uznać za prawdziwych liderów w swoich organizacjach”.

Czytaj także: Geostrategia, czas na radykalne zmiany

Travel managerowie a realizacja priorytetów Travel managerowie nie tylko dostrzegają potrzebę uproszczeń, ale również zauważają przepaść między zamiarami a ich realizacją. Na przykład bezpieczeństwo podróżnych to strategiczny priorytet w niemal wszystkich firmach, dlatego też 83% travel managerów wymienia obowiązek należytej staranności jako główny priorytet, dla którego planują wprowadzenie uproszczeń, natomiast wdrożenie ich natychmiast planuje już tylko 62% respondentów. Rozdźwięk między priorytetami związanymi z wdrażaniem uproszczeń a faktycznymi działaniami wskazuje na bariery na drodze do realizacji strategicznych celów. Braki w realizacji dążeń do zapewnienia należytej staranności i bezpieczeństwa danych są duże w porównaniu z innymi priorytetami, bo aż jedna na pięć odpowiedzialna za organizację podróży w firmach twierdzi, że obecnie nie zapewnia bezpieczeństwa podróżnych (23%) czy bezpieczeństwa danych (24%). Współdziałanie dostawców i zainteresowanych stron w firmie przy wdrażaniu uproszczeń Organizacja podróży służbowych w firmach opiera się o współpracę z wieloma partnerami i skupia wiele różnych zainteresowanych stron — z firmy i spoza niej.

Aby inicjatywy wdrażania uproszczeń były skuteczne, często niezbędne jest ich wsparcie. Choć prawie co piąta osoba odpowiedzialna za organizację podróży w firmie nie otrzymuje wsparcia od pracowników z innych działów, większość przyznaje, że zainteresowane strony w firmie są zaznajomione z inicjatywami wdrażania uproszczeń: • partnerami we wdrażaniu uproszczeń są często osoby z działów zakupów i zaopatrzenia (57%); • drugie miejsce zajmują pracownicy zajmujący się wewnętrznymi zagrożeniami i bezpieczeństwem oraz komunikacją (40%); • na końcu znajdują się działy wsparcia IT (36%) i HR (28%).

Firmy zewnętrzne mogą dostarczyć potrzebną wiedzę i odpowiednie narzędzia niezbędne do wspierania organizacji podróży w inicjatywach wdrażania uproszczeń, a osoby odpowiedzialne za tę kategorię, chętnie skorzystają z zewnętrznej pomocy. Ponad połowa osób odpowiedzialnych za podróże w firmie, która nie ma wsparcia ze strony biur podróży, mówi, że chętnie z takiej pomocy skorzysta. Z danych zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych wynika, że osoby, które definiują wprowadzenie ułatwień w procesach związanych z podróżami, jako główne priorytety, lepiej organizują współpracę w celu realizacji tych celów.

„Wkład, jaki travel managerowie wnoszą w firmę, jest coraz większy i przekłada się na zoptymalizowane procesy i lepszą współpracę między działami” — wyjaśnił Tobias Ragge, dyrektor zarządzający HRS. „Badanie pokazuje, że ta bliska współpraca jest niezbędna i że wiodące firmy czerpią korzyści z ich wewnętrznej sieci interesariuszy, ale także opierają się na danych, poradach i pomocy partnerów zewnętrznych w realizacji celów strategicznych”.

Stymulowanie skutecznych uproszczeń Uproszczania są główną drogą travel managerów do osiągnięcia celów biznesowych. Mierząc się jednak z przeciwnościami w postaci ograniczonych zasobów i różnych poziomów wsparcia ze strony zainteresowanych stron z firmy i spoza niej, organizatorzy wyjazdów służbowych muszą pogłębiać komunikację z dostawcami, innymi działami w organizacji i z samymi podróżnymi.

„Biorąc pod uwagę, jak wiele konkurujących ze sobą priorytetów mają na swoich barkach travel managerowie, mogą oni łatwo stracić z oczu najważniejsze zainteresowane strony: osoby podróżujące służbowo” — powiedział Greeley Koch, ACTE. „Upraszczanie pozwala podróżnym się mniej martwić o szczegóły logistyczne podróży oraz poświęcać więcej czasu i energii na jej cel. Tak można poznać różnicę między poprawnie zorganizowaną a udaną podróżą służbową”.

Źródło: inf. prasowa